La plataforma permite crear, generar y compartir el DeCA desde el módulo Portes y genera acceso al documento mediante un código QR
Un proceso guiado en tres pasos
El Documento de Control Administrativo (DeCA) afronta una nueva etapa con su puesta en marcha. La nueva regulación española establece las pautas que deben cumplir estos documentos, que deben generarse de forma digital y en archivos PDF de manera física, con un código QR asociado a una dirección web única y específica para cada documento.
La nueva regulación refuerza también las garantías sobre la información recogida en estos documentos y establece cómo pueden actualizarse los datos durante el servicio. Además, contempla la posibilidad de incluir varios servicios en un mismo DeCA y regula las condiciones para que el conductor disponga de una copia del documento.
La plataforma de gestión para autónomos y pymes, Bilivo, ha incorporado la creación y gestión del Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) desde su módulo Portes, con el objetivo de simplificar y digitalizar el trámite para una mejor organización y eficiencia de estos. La herramienta permite crear, generar y compartir el DeCA desde la propia plataforma, mediante un proceso guiado donde se obtienen los datos necesarios. De esta forma, se pueden mantener los documentos organizados y es más sencillo trabajar con ellos.
Para Antonio Valladares, CEO de Code10, la consultoría que desarrolla Billivo, la incorporación progresiva de herramientas digitales puede facilitar la adaptación de las pequeñas empresas a los cambios tecnológicos: “La digitalización del DeCA no debería entenderse únicamente como una obligación normativa, sino también como una oportunidad para simplificar la gestión diaria de las empresas de transporte.
Sabemos que el día a día de una pyme deja poco margen para abordar cambios tecnológicos, por lo que muchas empresas posponen esta decisión. Sin embargo, cuanto antes comiencen a familiarizarse con las nuevas herramientas, más sencilla será la transición. Además, no es necesario hacer un cambio radical de un día para otro, se puede empezar con pruebas gratuitas para entender cómo va a impactar en el negocio.”
La plataforma también permite crear usuarios específicos de Portes para los empleados, de manera que puedan utilizar este módulo sin necesidad de disponer de una cuenta en la plataforma
La creación del DeCA comienza desde Portes. A partir de ahí, Billivo simplifica el procedimiento para el usuario durante el proceso, que incluye la identificación del cargador y transportista, y los datos relativos a la ruta y la mercancía transportada.
Los nombres ya registrados se guardan y pueden volver a ser utilizados por el usuario. Este también es posible introducir manualmente la información del cargador, mientras que el transportista se completa con la información de la empresa. Una vez incorporada la información del transporte, el sistema muestra un resumen para comprobar si los datos son correctos antes de generar el documento. Este punto adquiere especial importancia porque, una vez generado, el porte queda bloqueado y ya no puede editarse.
Acceso a los documentos con QR y sin necesidad de iniciar sesión
Una de las funciones más importantes es el acceso al DeCA mediante un código QR incluido en el documento. El enlace permite consultar el mismo sin necesidad de crear una cuenta o contraseña. El DeCA se genera en PDF, incorpora el logo de la empresa y puede descargarse o enviarse por email. Además, el QR puede ser utilizado hasta 7 días más tarde de su creación.
La digitalización del DeCA se integra en Portes en la aplicación de facturación y hace posible generar tantos documentos como sean necesarios, sin límites ni coste adicional, independientemente del plan contratado. La plataforma también permite crear usuarios específicos de Portes para los empleados, de manera que puedan utilizar este módulo sin necesidad de disponer de una cuenta en la plataforma.
