El DeCA será obligatorio en formato digital desde el 5 de octubre, aunque los conductores podrán seguir llevando una copia impresa durante el servicio
No basta con escanear el documento en papel
El nuevo Documento de Control Administrativo (DeCA) deberá generarse obligatoriamente en formato digital a partir del próximo lunes 5 de octubre en los transportes nacionales de mercancías por carretera y en las operaciones de cabotaje realizadas en España. La obligación afecta tanto al cargador como al transportista, que podrán ser sancionados si el documento no existe.
Ante las dudas que genera su entrada en vigor, TeamSystem repasa algunas de las principales falsas creencias sobre la nueva obligación, que introduce cambios en la forma de generar, conservar y poner a disposición de las autoridades la documentación del transporte.
Las empresas deberán adaptar sus procesos para incorporar el nuevo documento a la gestión diaria sin duplicar tareas ni aumentar innecesariamente la carga administrativa
Una de las principales dudas es si bastará con escanear el tradicional documento en papel para convertirlo en digital. Sin embargo, la normativa exige que el DeCA se genere directamente mediante una aplicación informática a partir de los datos introducidos en formato digital.
Por tanto, no serán válidos los documentos escaneados ni los PDF creados a partir de imágenes. Tampoco podrán incorporarse posteriormente datos manualmente: toda la información obligatoria deberá estar incluida desde el momento de la generación del documento.
El DeCA deberá generarse antes de iniciar el servicio, dejando constancia de la fecha y hora de creación y de cualquier modificación que se realice posteriormente.
El papel seguirá presente en los camiones
La entrada en vigor del DeCA digital no significa que el conductor tenga prohibido llevar una copia en papel. El documento original deberá generarse en PDF, con un tamaño máximo de 5 MB y un código QR asociado a una dirección web única.
Durante una inspección, el conductor podrá mostrar el documento desde un dispositivo móvil o presentar una copia impresa. El acceso al archivo deberá ser directo, sin necesidad de usuario, contraseña o pasos intermedios para que los agentes puedan consultarlo.
Además, el cargador contractual y el transportista efectivo deberán conservar los documentos durante un mínimo de un año, garantizando su disponibilidad cuando sea necesario.
Con la entrada en vigor del nuevo sistema, cargadores y transportistas deberán asegurarse de que sus herramientas permiten generar correctamente el DeCA antes de cada servicio, conservarlo durante el periodo establecido y facilitar su consulta inmediata durante una inspección
Otra de las falsas creencias es que todas las empresas tendrán que enviar sus documentos a una plataforma centralizada de la Administración. La normativa no establece esta obligación.
Las empresas deberán conservar los archivos en un sistema desde el que puedan descargarse y cada documento tendrá que contar con una dirección web única. La entidad o persona que genere el DeCA podrá elegir el dominio utilizado, sin necesidad de comunicarlo previamente a la Administración.
Por otro lado, la firma electrónica tampoco será obligatoria en todos los casos. Solo será necesaria cuando el documento tenga una finalidad contractual o cuando así lo establezca otra normativa.
DeCA, eCMR y eFTI no son lo mismo
TeamSystem recuerda que el DeCA no debe confundirse con la carta de porte electrónica o eCMR ni con el futuro marco europeo eFTI. Desde el 5 de octubre, el documento de control deberá ser digital en los transportes nacionales y en el cabotaje realizado en España.
La carta de porte electrónica continuará siendo voluntaria en formato digital, mientras que el Reglamento europeo eFTI establecerá a partir de 2027 la obligación de que las autoridades acepten determinada información del transporte en formato electrónico. Los transportes internacionales que discurran parcialmente por España seguirán rigiéndose por la documentación establecida en los convenios internacionales correspondientes.
Un cambio que afecta a la operativa diaria
Para Roberto Soto, Head of Product de TeamSystem España, la entrada en vigor del DeCA supone un cambio que va más allá de sustituir el papel por un archivo PDF, ya que el documento deberá integrarse en un proceso digital con requisitos de generación previa, trazabilidad y disponibilidad inmediata.
En este sentido, las empresas deberán adaptar sus procesos para incorporar el nuevo documento a la gestión diaria sin duplicar tareas ni aumentar innecesariamente la carga administrativa. La digitalización puede permitir además integrar el DeCA con otros procesos de gestión documental y operativa.
Con la entrada en vigor del nuevo sistema, cargadores y transportistas deberán asegurarse de que sus herramientas permiten generar correctamente el DeCA antes de cada servicio, conservarlo durante el periodo establecido y facilitar su consulta inmediata durante una inspección.
